Běžné obchodní smlouvy lze ve většině případů uzavírat elektronicky prakticky bez jakýchkoli zákonných omezení či požadavků. I přesto je pro zachování právní jistoty smluvních stran vhodné dodržet několik základních pravidel.

Uzavírání smluv e-mailem

U většiny smluv, které jsou v rámci běžné obchodní praxe uzavírány, není zákonem vyžadována písemná forma (typicky u kupní smlouvy či smlouvy o dílo). I přesto lze písemné zachycení smlouvy více než doporučit, zejména pro případný následný spor.

V právní teorii i soudní praxi panuje shoda, že e-mailová komunikace požadavek písemné formy splňuje. K uzavření smlouvy tak může dojít i pouhou výměnou několika e-mailů (např. jedním s nabídkou a druhým, který potvrzuje přijetí nabídky), přičemž za podpis se v takovém případně považuje jméno a příjmení odesílatele na konci e-mailu.

S prokazováním pravosti e-mailu a projevu vůle být smlouvou skutečně vázán to ovšem v praxi bývá komplikovanější. Je proto spolehlivější mít vždy podepsaný samostatný písemný dokument „smlouva“, který bude e-mailem zaslán jako příloha. Nadto lze pro případné následné dokazování platnosti smlouvy doporučit vždy uchovávat i e-mailovou komunikaci, která uzavření smlouvy předcházela.

Elektronické podepisování smluv

Nyní je na řadě otázka, jak vyřešit podpis takové smlouvy. Jednou z variant je připravenou smlouvu vytisknout, vlastnoručně podepsat a následně nascanovanou zaslat protistraně. Tímto ovšem do procesu elektronizace vnášíme zpět papírový mezičlánek. Dalším úskalím tohoto postupu je, že protistrana může již podepsanou smlouvu poměrně snadno upravit.

Z tohoto hlediska je lepší smlouvu podepsat jednou z forem elektronického podpisu. Pro běžnou obchodní praxi se nabízí jako nejvhodnější tzv. zaručený (příp. uznávaný) elektronický podpis. Tento druh elektronického podpisu je opatřen certifikátem elektronického podpisu, který lze zřídit u některé z certifikačních autorit. Díky tomu je důvěryhodnější než prostý elektronický podpis. Ke smlouvě vytvořené v pdf je možné zaručený elektronický podpis připojit např. za pomoci programu Adobe Acrobat Reader.

Pozor na úředně ověřený podpis

I přes širokou možnost využití elektronického podpisu v obchodní praxi je třeba si dát pozor na určité typy smluv, zejména na smlouvy, u kterých je třeba úředně ověřený podpis (např. smlouvy o převodu nemovitosti). Žádný z druhů elektronických podpisů totiž v současné době stále plně nenahrazuje úředně ověřený podpis. U těchto typů smluv je tedy třeba i nadále zachovat listinnou formu a nechat podpis úředně ověřit.